Wie organisiere ich meine Arbeit als Scrum Master / Agile Coach?

Im Scrum Prozess ist klar vorgegeben was das Team in welcher Priorität zu erledigen hat. Aber was macht der Scrum Master / Agile Coach beziehungsweise wie kann er seine Aufgaben planen?

Als Scrum Master

möchte ich meine Aufgaben und meinen Tag planen

damit ich am Ende des Tages die wichtigen und dringenden Aufgaben zum Wohle meines Teams und der Organisation erledigt habe.

Das war für mich zumindest beim Einstieg als Scrum Master eine grosse Herausforderung. Ich hatte für meine Tasks kein Board, sprich ich musste mich selbst organisieren.

Aller Anfang ist schwer

Anfangs waren das einfache Post-Its an der Wand bzw. auf meinem Tisch. So wirklich befriedigend war das nicht und ab und zu ging auch etwas vergessen.

Denn meine Aufgaben hatten und haben folgende Charakteristik:

  • unterschiedliche Granularität (kleiner Task 1 Minute, bis Epic neuer Teamsetup)
  • sich schnell ändernde Prioritäten (es kann immer mal etwas wichtiges dazukommen)
  • teilweise auch weiterkehrende Routineaufgaben (z.B. Forecast für den Sprint erstellen)

Lösungsansätze

Das bedeutet für mich, dass ich folgende Ansätze verfolge.

Im Zentrum meiner Arbeit steht ein Kanban Board mit WIP-Limits. Grundsätzlich halte ich mich da an Personal Kanban, aber es haben sich in der Zwischenzeit doch ein paar Erweiterungen in meiner Arbeitsweise bemerkbar gemacht.

Das Kanbanboard eignet sich hervorragend für eine rollende Planung. Schnell sind die Prioritäten falls notwendig neu gesetzt. Damit meine persönliche Planung als Scrum Master nicht zu sehr ins Chaos abdriftet, plane ich jeden Morgen mittels Daily-Planning und einmal pro Woche mittels Weekly-Planning. Dabei gehe ich standardisierte Tasks mittels einer kurzen Checkliste durch.

Im Daily-Planning steht da zum Beispiel ein Blick auf die Metriken des Teams oder die Abarbeitung der E-Mails im Zentrum.  Das Weekly-Planning hingegen dient eher der strategischen Planung und beantwortet mir zum Beispiel die Frage nach den nächsten wichtigen Themen, welche es anzugehen gilt.

Die Priorisierung der Arbeit ist ein wichtiger Teil sowohl des Daily- wie auch des Weekly Plannings. Dabei wende ich das folgende Prinzip an. Ich suche nach meinem oder meinen „Eat the frog“, welche ich auf dem Board besonders kennzeichne. Mark Twain hat das einmal so definiert:

If it’s your job to eat a frog, it’s best to do it first thing in the morning. And if it’s your job to eat two frogs, it’s best to eat the biggest one first.

Die Frogs versuche ich immer als erstes nach meinem persönlichen Planning am morgen zu erledigen.

Auch beim „Abarbeiten“ der Aufgaben habe ich mir ein Prinzip zu nutzen gemacht. Wenn immer möglich arbeite ich nach der Pomodoro Technik.

Zu meinen Routineaufgaben gehört auch die Dokumentation von Sitzungen (z.B. Retrospektiven) inklusive einer sinnvollen Kommunikation der Action Items. Mein Ansatz bei diesen Aufgaben ist es, so viel wie möglich zu vereinfachen beziehungsweise zu automatisieren. Durch leichtgewichtige aber trotzdem informative Fotoprotokolle (mit entsprechenden leichtgewichtigen Templates) konnte ich dies sehr gut erreichen.

Kontinuierliche Verbesserung für die anderen predigen und wie steht es bei mir selbst? – Anfangs war es nicht immer einfach die Zeit hierfür zu finden. Nun ist es aber ein fest eingeplanter Bestandteil meiner Arbeit und mindestens wöchentlich erscheint hierzu ein automatischer Task auf meinem Kanban Board.

Neben der kontinuierlichen Verbesserung ist das kontinuierliche Lernen mindestens ebenso wichtig. Aber welche Blog-Beiträge soll ich lesen, was ist wichtig, was nicht? Ich habe mir angewöhnt strukturiert Themen und Beiträge zu sammeln diese in geeigneten Tools zu priorisieren. In meiner Slack-Time finde ich dann Zeit mich mit diesem gesammelten Wissen auseinanderzusetzen.

An Metriken, Statistiken oder KPI’s komme ich als Scrum Master auch nicht ganz vorbei. Ziel ist es, diese möglichst einfach zu halten. Hier setze ich konsequent auf Automatisierung, da mir Routineaufgaben nicht unbedingt den grössten Spass machen.

Unten stehend findet ihr Links zu Tools, welche ich aktuell einsetze.

Tools für den Scrum Master

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